[Roman]

Я бы сформулировал несколько вопросов:
1) Провести голосование по месту, где удобно большинству там устроить и слет
2)Определить бюджет для каждого(т.е. к пример - в подмосковье полно прикольных 5* отелей с очень развитой инфрасткруктурой, но ценник за проживание суточное порядка 100у.е., но зато масса развлечений - от мангалов, прогулок на лошадях до спа программ)
3)опредилиться с участниками и собрать деньги на бронь за месяц до предпологаемого мероприятия